ข้อเสนอแนะ คือ ระบบและกลไกที่กระตุ้น ให้นำเสนอความคิดมาเป็นประโยชน์

ข้อเสนอแนะ คือ อะไร ?

      ข้อเสนอแนะ คือ ระบบและกลไกที่กระตุ้น  สนับสนุนให้พนักงานนำเสนอความคิดที่เป็นประโยชน์  ในการแก้ไขปัญหา ปรับปรุงงาน โดยความคิดที่เสนอนั้นอาจเป็นเรื่องเกี่ยวกับ  การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การลดต้นทุนการผลิต การบริการ การปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงาน การปรับปรุงหน้าที่งาน การปรับปรุงผลิตภัณฑ์ การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ  และอื่นๆ อีกมากมาย เป็นต้น  เมื่อความคิดนั้นได้รับการยอมรับจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ผู้เสนอความคิดก็จะได้รับรางวัลเป็นการตอบแทน

จุดมุ่งหมายของระบบ ข้อเสนอแนะ

• เพื่อให้บรรลุถึงความร่วมมือในการบริหารแบบมีส่วนร่วม โดยจะเป็นกลไกที่จะทำให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมในระบบ

• เพื่อให้พนักงานเกิดการพัฒนาทักษะการทำงานให้ดียิ่งขึ้น (Development of skills)

• เพื่อให้เกิดการแก้ปัญหาและปรับปรุงงานภายในองค์กรจากผลที่ได้รับจากข้อเสนอแนะ

• เพื่อกระตุ้น ส่งเสริมให้การสื่อข้อความระหว่างผู้บริหารและพนักงานมีความใกล้ชิดกันมากยิ่งขึ้น

• เพื่อสร้างขวัญและกำลังใจในการปฏิบัติงานให้ดียิ่งขึ้น โดยพนักงานจะได้รับรู้ถึงความภาคภูมิใจที่ตนเองได้มีส่วนร่วมในการพัฒนาองค์กร

• เพื่อให้พนักงานมีความสมัครใจที่จะทำการปรับปรุงหรือเสนอผลงานอย่างเต็มที่

ผลประโยชน์ที่จะได้รับจากกิจกรรม ข้อเสนอแนะ

สามารถพัฒนาความคิด (Idea) ได้

• ทำให้เกิด “ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์” ขณะที่กำลังคิดหาวิธีการอื่นๆ ที่จะทำให้ปฏิบัติงานดีขึ้น

• จะเรียนรู้และเกิดจิตสำนึกต่อคุณภาพและความปลอดภัย

สามารถพัฒนาทักษะด้านต่างๆ

• การเขียนข้อเสนอแนะจะทำให้เกิดการปรับปรุงทักษะการวิเคราะห์ความสามารถ การคิดอย่างเป็นเหตุ-ผลและทักษะการเขียน

สร้างความพึงพอใจและสร้างขวัญกำลังใจในการทำงาน

• จากการประยุกต์หลักความคิดง่ายๆ ไปทำให้ปฏิบัติงานได้ง่ายขึ้น เกิดความภาคภูมิใจ และพอใจได้เห็นข้อเสนอแนะของตน  ถูกนำมาปฏิบัติและเพื่อนร่วมงานก็รู้สึกยินดีไปด้วย ช่วยทำให้การทำงานง่ายขึ้น

ผลลัพธ์ (Results) ข้อเสนอแนะ (Suggestion)

• การปฏิบัติงานง่ายขึ้นกว่าเดิม

• เกิดความปลอดภัยในทำงานมากกว่าเดิมหรือสามารถลดความผิดพลาดในการทำงาน

• ปรับปรุงผลผลิตและลดต้นทุนหรือเป็นการปรับปรุงการบริการและสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้ามากยิ่งขึ้น

พัฒนาความสัมพันธ์ในการทำงาน

• ผู้บังคับบัญชารับรู้และเข้าใจการปฏิบัติงานและวิธีการทำงานมากยิ่งขึ้น

• เมื่อความคิดได้รับการยอมรับ ผู้เสนอจะรู้สึกถึงความสำเร็จซึ่งจะไปกระตุ้นทำให้รู้สึกอยากเขียนมากขึ้น

• ระบบข้อเสนอแนะจะเป็นวิธีการที่ดีในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในสถานที่ทำงาน

อะไรคือปัญหา? ในการเขียน ข้อเสนอแนะ

1. ไม่รู้ว่ามีปัญหา

2. รู้ว่ามีปัญหาแต่ไม่ยอมรับรู้

3. รับว่ามีปัญหาและรับรู้แต่ไม่ยอมแก้

4. รับว่ามีปัญหาแต่เกี่ยงกัน(ไม่)แก้

5. เจตนากลบปัญหา (เพราะตัวเองกลัวปัญหา)

6. เจตนากลบปัญหา(เพราะนายไม่ชอบปัญหา)

7. ปัญหาเรื้อรัง แก้แล้วไม่หาย ก็เลยไม่แก้ (แก้ปลายเหตุ)

8. รู้ว่ามีปัญหาแต่ไม่ยอมกล้าแก้ (เข้าเนื้อเปล่าๆ)

9. มีปัญหาต้องแก้เป็นทีม (ทีมแตกเรื่อย/ทีมมีปัญหาเอง)

10. ความ รู้ด้านเทคนิคไม่พอในการแก้ปัญหา

11. วิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหาไม่เป็น

12. รู้ว่ามีปัญหาแต่กำหนดไม่ถูกว่าอะไร คือปัญหา

3 ประเภทของปัญหา

ปัญหาที่ประจักษ์แจ้งแก่สายตา : เป็นการเบี่ยงเบนจาก มาตรฐาน หรือ เป้าหมาย

ปัญหาที่ต้องขุดค้นขึ้นมา : ไม่เกิดปัญหาในปัจจุบัน แต่ในอนาคตไม่อาจรู้ได้

ปัญหาที่ถูกซ่อนเร้น : การระบุ ต้องสังเกตอย่างเจาะลึก แก้แล้วเกิดการพัฒนา-ความแข็งแกร่ง

 

มุมมองในการค้นหาข้อเสนอแนะ

1. ห้องที่เต็มไปด้วยโต๊ะทำงาน

2. มีเสียงโทรศัพท์ดังตลอดเวลา

3. แสงสว่างไม่เพียงพอ

4. มีเครื่องถ่ายเอกสาร แต่ใช้งานไม่ได้

5. อุปกรณ์เครื่องใช้ใหม่ แต่ดูเหมือนใช้มาเป็นสิบปี

6. อุปกรณ์เครื่องใช้ที่ไว้ใจไม่ได้ พร้อมจะเสียให้ตลอดเวลา

7. เครื่องปรับอากาศที่เย็นเกินไป ร้อนเกินไป หรือความชื้นสูง

8. ทางเดินที่คับแคบ มีสิ่งของวางกีดขวาง

9. มีเสียงดัง รบกวนการทำงานเป็นระยะ

10. สิ่งอำนวยความสะดวกไม่ดีพอ เช่น โรงอาหารไม่ถูกสุขลักษณะ ห้องน้ำสกปรก ฯลฯ

11. มีวัสดุอุปกรณ์ไม่เพียงพอ

12. เครื่องมือเครื่องใช้ที่ออกแบบมาไม่สะดวกต่อการใช้งาน

13. สีห้องทึกๆ ไม่สบายตา

14. การระบายอากาศที่ไม่ดีพอ

วิธีการเขียนข้อเสนอแนะ

• ต้องเขียนให้คณะกรรมการและผู้ตรวจประเมินผลข้อเสนอแนะเข้าใจได้ง่าย สามารถทำให้ผู้ที่ได้อ่านมองเห็นภาพที่ชัดเจน หรืออาจมีภาพประกอบ เป็นต้น

• ตัวหนังสือที่เขียนต้องชัดเจนอ่านได้ง่าย ไม่เน้นว่าต้องลายมือสวยงามแต่เขียนได้เรียบร้อย อ่านได้เข้าใจ

• การเขียนข้อเสนอแนะต้องจัดแบ่งหัวข้อการเขียนได้ดี และเป็นประเด็น เช่นลักษณะสภาพของปัญหาที่คิดว่าไม่เหมาะสม ความคิดหรือวิธีการแก้ไขปัญหาที่ดีกว่าเดิม และผลที่คาดว่าจะได้รับ ผลที่ได้รับ เป็นต้น โดยสิ่งสำคัญต้องเน้นจุดในแต่ละหัวข้อให้ได้ว่าคืออะไร

• เขียนรายละเอียดในแต่ละหัวข้ออย่างเป็นรูปธรรมทั้งปัญหาและจุดปรับปรุงแก้ไข เช่น ข้อมูลที่นำมาเขียนจะต้องอธิบายได้ว่าลักษณะปัญหาที่บอกว่าไม่ดีเป็นอย่างไร จุดปรับปรุงแก้ไขอย่างไรถ้าสามารถระบุเป็นตัวเลขได้ก็จะชัดเจนมากยิ่งขึ้น

เกณฑ์ที่ไม่เข้าข่ายข้อเสนอแนะ

• เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับนโยบายและเป็นสิทธิในการจัดการของผู้บริหาร (Management Right) เช่น สวัสดิการ ค่าจ้างต่างๆ เป็นต้น

• เป็นการเสนอซื้อเครื่องจักร เครื่องมืออุปกรณ์ใหม่ รวมถึงการก่อสร้างอาคารใหม่และการเพิ่มจำนวนคน

• เป็นเรื่องที่ตรงกับโครงการบริษัท หน่วยงานกำลังดำเนินการ เสร็จสิ้นไปแล้ว

• การละเลยหรือบกพร่องในหน้าที่ของผู้เสนอเอง

• การเสนอซ้ำกับเรื่องที่เคยมีผู้เสนอมาก่อนแล้ว (ยกเว้นว่าวิธีการที่เสนอใหม่ดีกว่าวิธีเดิม)

• เป็นเรื่องที่ไม่ชี้แจงแนวทางการแก้ไขปัญหาและการปรับปรุงงานอย่างชัดเจนถึงวิธีการปฏิบัติ

• เป็นเรื่องที่เขียนขึ้นตำหนิบุคคลอื่นเป็นการส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานหรือเป็นลักษณะบัตรสนเท่ห์และการร้องทุกข์

• เป็นผลจากการกระทำกิจกรรมกลุ่มย่อยต่างๆ ที่ได้มีการทำกิจกรรมและนำเสนอผลงาน (Presentation) ไปแล้ว ได้แก่ QCC, TPM

• เป็นเรื่องที่หยิบยกขึ้นมาเขียน หรือเป็นข้อเสนอแนะเพ้อฝัน

ปัจจัยสำคัญที่ถูกนำมาพิจารณาให้รางวัล

• ผลกระทบทางเศรษฐกิจ (Economic impact)

• ขอบเขตของการประยุกต์ใช้ (Scope of application) คือ สามารถใช้ได้ทั้งบริษัท, เฉพาะแผนก หรือบางกลุ่มงาน

• ความเป็นไปได้ในการปฏิบัติจริง (Practicality)

• ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ (Creativity)

• ระดับของความพยายาม (Degree of effort) หมายถึง ข้อเสนอแนะที่ทำและคิดโดยตนเองหรือกลุ่มมีการขอความช่วยเหลือหรือแนวทางจากคนอื่น

• ตำแหน่งและขอบข่ายงานของผู้เสนอแนะ (Position and work field of suggested) เช่น คิดจากผู้จัดการหัวหน้างาน หรือ ผู้เชี่ยวชาญพิเศษ เช่น นักวิจัย นักวางแผน และนักออกแบบความคงนานของแผนที่เกิด (Effect durability) เช่น มีผลเพียงชั่วคราวระยะสั้นๆ หรือผลระยะยาว

 

ระบบในการดำเนินการ

ประธานกรรมการ ทำหน้าที่ดำเนินการบริหารงาน เกี่ยวกับการกำหนดเป้าหมาย แผนการประชุม การรับใบข้อเสนอ การรวบรวมข้อเสนอแนะ การรายงาน การสรุปรางวัล การแจกจ่ายรางวัล ในแต่ละเดือน และสรุปรายปี

เลขานุการ จะเป็นผู้รวบรวมใบข้อเสนอแนะจากแต่ละส่วนงานภายในเดือนนั้นจากผู้ประสานงาน สิ้นสุดการรวบรวมใบข้อเสนอแนะนับไป 3 วันทำการของเดือนถัดไป  และทำการนัดประชุมต่อคณะกรรมการในการร่วมพิจารณาใบข้อเสนอแนะประจำเดือน

ใบข้อเสนอแนะที่ได้รับเลือกให้ได้รางวัล ตั้งแต่ รางวัลที่ 3 ถึงรางวัลพิเศษ จะถูกนำมาพิจารณาอีกครั้งในที่ประชุม

เลขานุการ จัดทำรายงานสรุปสถิติประจำเดือนและสรุปรางวัลใบข้อเสนอแนะของแต่ละหน่วยงานส่งให้กับคณะกรรมการก่อนวันประชุม

เมื่อดำเนินการตามข้างต้นเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เลขานุการจะดำเนินการจัดทำเอกสารต่างๆ

บทความที่น่าสนใจ  7 QC Tool เครื่องมือคุณภาพเพื่อควบคุมกระบวนการผลิตโดยใช้กลวิธีทางสถิติ, PDCA วงจรเดมมิ่ง กิจกรรมการปรับปรุงที่มีวางแผนนำไปใช้ตรวจสอบและการแก้ไข   

คลิปเครื่องหยอดเหรียญ ลงทุนหลักหมื่น กำไรเป็นแสน https://www.youtube.com/watch?v=-evN8YoIS8E&t=250s