Kaizen ไคเซ็น คือกิจกรรมปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งอาศัยการมีส่วนร่วมทุกส่วนงาน

             การเรียนรู้อย่างต่อเนื่องจำเป็นสำหรับทุกๆคน เพราะสถานการณ์และสภาพแวดล้อมมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ การเรียนรู้จะเป็นการสะสมประสบการณ์และการสะสมแนวคิด เพื่อนำไปสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ สามารถแก้ไขปัญหาหรือตอบสนองต่อปัญหาและการเปลี่ยนแปลงได้

                การทำธุรกิจก็เช่นเดียวกัน ซึ่งมีการแข่งขันอย่างรุนแรง อันเนื่องเนื่องจากความเจริญก้าวหน้าทางด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี จึงทำให้ทุกธุรกิจสามารถเข้าถึงความเจริญก้าวหน้าได้ง่ายขึ้น ทำให้เกิดผู้แข่งขันรายใหม่อย่างรวดเร็ว

              แต่อย่างไรก็ตามสำหรับองค์การธุรกิจที่มีขนาดเล็กหรือจำนวนเงินทุนต่ำ  แต่ก็สามารถแข่งขันในตลาดได้ หากมีการปรับปรุงต้นทุนการผลิตให้ต่ำลง โดยไม่จำเป็นใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยอยู่เสมอ โดยอาศัยการมีส่วนร่วมในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องด้วยหลักแนวคิดอย่างง่ายๆ ที่ไม่จำเป็นต้องทุนสูง จากทุกหน่วยงาน ซึ่งเรียกกิจกรรมนี้ว่า Kaizen ไคเซ็น

Kaizen ไคเซ็น คืออะไร 

                ไคเซ็น เป็นภาษาญี่ปุ่นที่มาจาก Kai  คือ Continuous และ Zen คือ Improvement เมื่อนำสองตัวมารวมกันจะได้ความหมายที่ว่า การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) โดยไคเซ็นจะอยู่ภายใต้กระบวนการ Plan-Do-Check-Act คือ การค้นหาปัญหา การวางแผนหาวิธีแก้ไขปัญหา การลงมือทำหรือการทดลองทำ แล้วทำการตรวจสอบเพื่อดูว่าปัญหาที่ได้รับการแก้ไขไปนั้น สำเร็จตามเป้าหมายหรือไม่

ไคเซ็นเป็นวิธีการบริหารจัดการแบบญี่ปุ่น ที่แบ่งการจัดการเป็นสองส่วนคือ

1. ดำรงรักษาไว้ คือ การรักษาระดับมาตรฐานเช่น  การฝึกอบรมหรือการปฏิบัติงานตามกฎเกณฑ์ของหน่วยงาน

2. การปรับปรุง คือ การปรับปรุงมาตรฐาน

         ไคเซ็นเป็นการใช้ความรู้ความสามารถของพนักงาน ณ จุดที่พนักงานปฏิบัติ  ได้คิดปรับปรุงงาน  โดยใช้การลงทุนเพียงเล็กน้อย แต่เป็นการปรับปรุงในทันที ทีละเล็กละน้อยแล้วค่อยๆพัฒนาให้เป็นไปอย่างต่อเนื่อง

คุณลักษณะของกิจกรรมKaizen ไคเซ็น

1. มุ่งดำเนินการในช่วงระยะเวลาอันสั้น (short-term) โดยทั่วไปเหตุการณ์ไคเซ็นจะใช้ช่วงระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดประมาณ 3-10 วัน

2. มุ่งการทำงานเป็นทีม การร่วมมือและประสานงานระหว่างทีมงานหรือข้ามทีมงาน (cross-functional team) ประกอบด้วยผู้เกี่ยวข้องจากฝ่ายงานต่างๆตลอดจนทีมงานปรับปรุงกระบวนการและหัวหน้าส่วนที่เกี่ยวข้อง

3. การมุ่งเน้น (highly focused) โดยการเลือกปัญหาที่มีการระบุจำแนกปัญหาที่ผลลัพธ์ในการศึกษากระบวนการ

4. มุ่งเน้นการปฏิบัติการ (action-oriented) โดยให้ความสนใจต่อการเปลี่ยนแปลงของกระบวนการที่ดำเนินการปรับปรุง

5. มีการทดสอบที่สามารถวัดได้ (verifiable metrics) การปรับปรุงกระบวนการจะต้องสามารถวัดผลได้ เช่น ผลลัพธ์ในด้านต้นทุน ผลลัพธ์ด้านเวลา ผลลัพธ์ในด้านการส่งมอบเป็นต้น

6. การดำเนินงานซ้ำ (repetitive) การดำเนินงานแบบไคเซ็น จะต้องมีการทำอย่างต่อเนื่องตามแนวทางการปรับปรุงและขอบเขตที่ได้กำหนดไว้ เพื่อให้เกิดหารพัฒนาอย่างยั่งยืน

7. เปลี่ยนเล็กๆน้อย ค่อยเป็นค่อยไป ( Minor Change)& PDCA “ทำบ่อยๆ  ทำต่อเนื่อง  ทำทุกคน”

8.  เน้นที่วิธีการมากกว่าสิ่งของ-เน้นที่วิธีการไม่น้อยกว่าผลลัพธ์

9. มักเป็นการเปลี่ยนสภาพ-วิธีการทำงาน ไม่ลงทุนหรือลงทุนน้อยมากๆๆ

10. ใช้คน-ระยะเวลามากกว่า เน้นคนที่คุ้นเคยกับงาน คล้ายภูมิปัญญาชาวบ้าน ทำเพื่อตัวเอง (ก่อน)

11. อย่าหวังว่า จะสำเร็จทั้ง 100 % สำคัญอยู่ที่ลงมือทำ  สิ่งที่ใครๆก็ทำได้

ตัวอย่างเทคนิคที่ใช้ในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรม Kaizen ไคเซ็น

• วงจรคุณภาพ PDCA ของ Edward Demmings

• กิจกรรม 5 ส

• วิศวกรรมอุตสาหกรรมขั้นพื้นฐาน (Basic Industrial Engineering)

• กิจกรรมข้อเสนอแนะ

• กิจกรรมควบคุมคุณภาพ (Quality Control Circles (QCC)

• การผลิตแบบทันเวลา (Just In Time System (JIT))

• การบริการคุณภาพ (Total Qualities Control Management (TQM))

การดำเนินงานกิจกรรม Kaizen ไคเซ็น

1. กำหนดกลยุทธ์ในการขับเคลื่อนระบบการผลิต  ซึ่งมุ่งเน้นการแข่งขันด้านต้นทุนและลดการสูญเสีย ด้วยการนำระบบ Kaizen มาประยุกต์ใช้ เพราะ Kaizen เป็นกิจกรรมปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งอาศัยการมีส่วนร่วมจากพนักงานทุกส่วนงาน

2. แต่งตั้งคณะกรรมการซึ่งเป็นผู้บริหารสูงสุดของทุกส่วนงาน เพื่อให้ทุกส่วนงานเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรม ร่วมกำหนด

              – เป้าหมาย

             – ขอบเขตในการดำเนินงาน

              – กิจกรรมในการดำเนินงาน

             – งบประมาณที่ใช้ในการทำกิจกรรม

             – ตารางระยะเวลาในการดำเนินงาน

   ในการดำเนินกิจกรรม KAIZEN  สำหรับพนักงานก็จะดำเนินกิจกรรมแบบกลุ่มย่อย เพื่อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ที่หลากหลายและมีการแบ่งปันความรู้

3. กำหนดแผนในการส่งเสริมและการขับเคลื่อนกิจกรรม KAIZEN ให้คลอบคุม โดยมุ่งเน้น การให้ความรู้แก่พนักงาน เพราะความรู้จะช่วยให้การขับเคลื่อนกิจกรรมเป็นไปอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน

4. กำหนดเป้าหมายในการคิดและนำเสนอ Kaizen Idea หรือเรียกว่าการตั้ง KPI KAIZEN เพื่อเป็นการสร้างความท้าทายและสร้างการมีส่วนร่วมในการทำกิจกรรม kaizen

5. การทำให้กิจกรรม kaizen เป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน เป็นการสร้างกระตุ้นและแรงจูงใจในการทำระบบ kaizenให้ประสบความสำเร็จ ซึ่งต้องมีการจัดทำระบบฐานข้อมูล   โดย Kaizen ที่ผ่านการประเมินจากผู้บริหารในแต่ละฝ่าย จะถูกนำไปลงทะเบียนไว้เป็น Data Base เป็นรายบุคคล    หลังจากนั้นคณะกรรมการจะทำการคัดเลือก The Best kaizen ประเภทต่างๆ  เพื่อให้รางวัล  รวมทั้งยังนำ Best Kaizen ไปประกอบในการเลื่อนตำแหน่งหรือการให้โบนัสประจำปีเป็นต้น  นอกจากนี้ก็จะแชร์องค์ความรู้การทำ Kaizen ผ่านกิจกรรมการประกวด Kaizen ในระดับประเทศ เช่น Thailand Kaizen Award

   6.การวัดผลลัพธ์จากการทำกิจกรรม kaizen ซึ่งต้องสามารถตอบสนองต่อตัวชี้วัดเป้าหมายในแต่ละด้าน PQCDSMEE โดยเฉพาะในด้านลดต้นทุนการผลิตต้องมีตัวเลขที่ชัดเจน

ขั้นตอนในการปรับปรุงแบบKaizen ไคเซ็น

                ขั้นตอนในการทำไคเซ็น ก็อาศัยขั้นตอนในการปรับปรุง PDCA ที่ใช้ในระบบทั่วไป ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมดังนี้

1. ค้นหาปัญหา และกำหนดหัวข้อในการแก้ปัญหา อาจใช้สถิติในการเกิดปัญหา หรือปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นมีความจำเป็นอย่างเร่งด่วนที่จะต้องได้รับการแก้ไข อาจจะใช้เทคนิคการตั้งคำถาม ว่า ทำอย่างไร

   ทำอย่างไร จึงจะลดข้อผิดพลาดในการลงบัญชี

   ทำอย่างไร ที่จะส่งจดหมายอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด

   ทำอย่างไร จึงจะจำชื่อลูกค้าได้

   ทำอย่างไร ที่จะประหยัดพลังงาน

   ทำอย่างไร ที่จะประหยัดเครื่องเขียน

   ทำอย่างไร จึงจะลดการทำงานล่วงเวลา

   ทำอย่างไร จึงจะรักษาลูกค้าเก่า

   ทำอย่างไร จึงจะปรับปรุงให้พนักงานคุ้นเคยกับงาน

   ทำอย่างไร จึงจะทำให้งานง่ายกว่านี้

   ทำอย่างไร งานนี้จึงจะไม่น่าเบื่อ/ไม่ผิดพลาด

   ทำอย่างไร พื้นโรงงานจึงไม่ชื้นแฉะ/สกปรก

   ทำอย่างไร จึงจะปรับปรุงสุขภาพ/สร้างบรรยากาศที่ดีของที่ทำงาน

2. การศึกษาวิเคราะห์สภาพปัจจุบันเพื่อให้รู้สถานการณ์ของปัญหา โดยเข้าไปในสถานที่เกิดเหตุจริง สภาพจริงของปัญหา

3. วิเคราะห์หาสาเหตุการเกิดขึ้นของปัญหาโดยการใช้เทคนิคต่างๆ เช่น เทคนิคในการตั้งคำถาม Why ผังต้นไม้ เพื่อให้รู้สาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างแท้จริง ซึ่งจะนำสู่การสามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างตรงจุด

4. กาค้นหาแนวทาง การกำหนดวิธีการแก้ไขปรังปรุงที่มีการระบอย่างชัดเจนว่าใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร และอย่างไร โดยมีวิธีคิดเพื่อหาแนวทางในการปรับปรุงตามแนวคิดไคเซ็น โดยให้ใช้ระบบในการตั้งคำถาม 5W 1H ซึ่งประกอบด้วย

What : เป็นการตั้งคำถามเพื่อหาจุดประสงค์ของการทำงาน แนวคิดที่เป็นกรอบในการตั้งคำถามได้แก่ ทำอะไร? ทำไมต้องทำ? ทำอย่างอื่นได้หรือไม่?

When : เป็นการตั้งคำถามเพื่อหาเวลาในการทำงานที่เหมาะสม แนวคิดที่เป็นกรอบในการตั้งคำถามได้แก่ ทำเมื่อไร? ทำไมต้องทำเวลานั้น? ทำเวลาอื่นได้หรือไม่

Where: เป็นการตั้งคำถามเพื่อหาสาถนที่ทำงานที่เหมาะสม แนวคิดที่เป็นกรอบในการตั้งคำถามได้แก่ ทำที่ไหน? ทำไมต้องทำที่นั่น? ทำที่อื่นได้หรือไม่?

Who : เป็นการตั้งคำถามเพื่อหาบุคคลที่เหมาะสมในการปฏิบัติงาน แนวคิดที่เป็นกรอบในการตั้งคำถามได้แก่ ใครเป็นคนทำ? ทำไมต้องเป็นคนนั้นทำ? คนอื่นทำได้หรือไม่?

How : เป็นการตั้งคำถามเพื่อหาวิธีการที่เหมาะสมในการปฏิบัติงาน แนวคิดที่เป็นกรอบในการตั้งคำถามได้แก่ ทำอย่างไร? ทำไมต้องทำอย่างนั้น? ทำวิธีอื่นได้หรือไม่?

Why : เป็นการตั้งคำถามครั้งที่ 2 ของคำถามข้างต้นเพื่อหาเหตุผลในการทำงาน

5. การปรับปรุงกระบวนการโดยใช้เทคนิควิธีการปรับปรุงแบบ ECRS

E : Eliminate คือ การขจัดขั้นตอนในการทำงานที่ไม่จำเป็นออกจากกระบวนการ

C : Combine คือ การรวมขั้นตอนในการทำงานเข้าด้วยกัน เพื่อประหยัดเวลาหรือแรงงานในการทำงาน

R : Rearrange คือ การจัดลำดับในการทำงานใหม่เพื่อให้หารทำงานมีความสอดคล้องต่อเนื่องกัน โดยเกิดความเหมาะสมและความสมดุล

S : Simply คือ ปรับปรุงวิธีการทำงาน หรือ กี่นำอุปกรณ์เข้ามาช่วยเสริมเพื่อให้การทำงานง่ายขึ้นหรือสะดวกขึ้น

6. ตรวจสอบผลลัพธ์หรือผลกระทบต่างๆจากการดำเนินงาน โดยหาตัวที่สามารถชี้วัดได้อย่างชัดเจน เช่น ตัวชี้วัดด้านต้นทุน ตัวชี้วัดด้านคุณภาพ ตัวชี้วัดในด้านของเวลาและความเร็ว จัดทำมาตรฐานในการทำงาน เพื่อรักษาสภาพที่แก้ไขแล้ว พร้อมทั้งต้องทำการขยายผลจากการแก้ไขปัญหาที่ดีแล้วไปสู่การทำงานที่มีการปฏิบัติรูปแบบเดียวกัน นอกจากนี้จะต้องทำการติดตามเป็นระยะเพื่อดูว่าปัญหาดังกล่าวกลับมาอีกหรือไม่

การทำไคเซ็นให้ประสบความสำเร็จผู้บริหารจำเป็นต้องมีบทบาทต่อไปนี้

1. เป็นผู้นำ ผู้ริเริ่มในการเปลี่ยนปลงด้วยไคเซ็น

2. เป็นประธานในการนำเสนอผลงานความคิดของพนักงานในองค์การ โดยจัดให้มีเวทีในการนำเสนอผลงาน เช่น การจัดประกวดความคิด (Idea Contest)

3. การให้รางวัลหรือให้คำรับรอง เพื่อให้เกิดการยอมรับ (Recognition)

4. มีการติดตามการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง

 สิ่งที่ผู้บริหารควรคำนึงถึงในการทำกิจกรรม Kaizen ไคเซ็น

1. Kaizen ไคเซ็นถือเป็นวัฒนธรรมองค์การอย่างหนึ่ง จะต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนแปลง

2. Kaizen ไคเซ็นคือ สิ่งที่คนเราทุกคนทำอยู่ในชีวิตประจำวันอยู่แล้ว จึงสามารถนำสิ่งที่เคยปฏิบัติมาดำเนินการได้อย่างจริงจังและมีหลักการมากขึ้น

3. Kaizen ไคเซ็นต้องทำให้การทำงานง่ายขึ้นและลดต้นทุน ถ้าทำแล้วก่อให้เกิดความยุ่งยากไม่ถือว่าเป็นไคเซ็น

บทความที่น่าสนใจ KM คืออะไร เป็นวิธีการเชิงระบบเพื่อการถ่ายทอด know-how และประสบการณ์,   Karakuri Kaizen เป็นการปรับปรุงระบบอัตโนมัติที่มีต้นทุนต่ำทำได้อย่างไร

คลิป ข้าวแดดงาสุโขทัย ซึ่งมีตัวอย่างไคเซน https://www.youtube.com/watch?v=m817IOCmXCs