PDCA กับการควบคุมคุณภาพอย่างต่อเนื่องคิวซีสตอรี่ QC Story

PDCA คือ?   P-D-C-A คือ เครื่องมือหรือกระบวนการที่ใช้ในงานปรับปรุงหรือแม้จะเป็นการพัฒนาด้านต่างๆ ในการดำเนินชีวิตประจำวัน ตลอดจนชีวิตการทำงาน เพื่อสร้างความสำเร็จในชีวิต 

ประวัติ  PDCA

                 คำว่า PDCA เป็นวงจรที่ง่ายๆ แต่เป็นหลักการที่ทรงพลังมาก เพราะถูกนำประยุกต์ใช้กับการปรับปรุงด้านต่างๆ ที่ทั่วโลกใช้กัน โดยเจ้าของหลักการนี้  ท่านชื่อว่า วิลเลียม เอ็ดเวิดส์ เดมมิ่ง:  W. Edwards Deming ซึ่งมีอาชีพเป็นวิศวกร เกิดเมื่อวันที่ 14 ตุลาคม 2443 ประเทศสหรัฐอเมริกา ประวัติการศึกษา ท่านได้เข้าเรียนด้านวิศวกรรมศาสตร์ ที่มหาวิทยาลัยเยล มหาวิทยาลัยไวโอมิงและมหาวิทยาลัยโคโลราโด โบลเดอร์

PDCA กับการควบคุมคุณภาพที่มีการปรับปรุงและพัฒนาอย่างต่อเนื่องด้วยกิจกรรม คิวซีสตอรี่ QC Story (Quality Control Story)

QC Story  คืออะไร

QC Story คือ กระบวนการหรือกิจกรรมปรับปรุงและพัฒนาการควบคุมคุณภาพซึ่งมีขั้นตอนและรูปแบบในการดำเนินกิจกรรมให้เกิดความสำเร็จ ความยั่งยืนในการเพิ่มประสิทธิภาพงานด้านคุณภาพอย่างแท้จริง ซึ่งมีทั้งหมด 7 ขั้นตอน

ขั้นตอนเริ่มต้นก่อนที่จะลงมือทำ QC Story นั้น จะต้องจัดตั้งทีมงาน ซึ่งการจัดตั้งทีมนั้นสำคัญไม่น้อยกว่าขั้นตอนอื่นๆ ซึ่งจำเป็นต้องอาศัยคนที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญที่มาจากหลากหลายหน่วยงาน เป็นการทำงานแบบ cross functional  เพื่อให้การแก้ไขปรับปรุงมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น หลังจากนั้นก็เริ่ม PDCA กันได้เลย

P: Plan การวางแผน ในกระบวนการนี้ เป็นการกำหนดแผน แต่ก่อนที่จะกำหนดแผนได้ ก็ต้องรู้ตัวปัญหาหรือสิ่งที่ต้องการปรับปรุงหรือพัฒนานั้นคืออะไร ซึ่งแผนที่ดีต้องประกอบไปด้วยกิจกรรมย่อยต่างๆ และในกิจกรรมย่อยนั้นๆต้องบอกได้ว่า จะลงมือทำงานนั้นอย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และกำหนดกรอบเวลาในการลงมือทำให้ชัดเจน  ว่าจะลงมือทำให้แล้วเสร็จตอนไหน รวมทั้งต้องสามารถคาดการณ์ได้ว่า จะได้รับอะไรเป็นการตอบแทน เมื่อลงมือทำในขั้นตอนนนั้นจนสำเร็จ เพื่อใช้ในการติดตามและประเมินความคืบหน้าในการลงมือปฏิบัติ

              ซึ่ง P:Plan สำหรับขั้นตอนของ QC Story นี้ประกอบไปด้วย 3 ขั้นตอน  อันได้แก่

  ขั้นตอน 1. คัดเลือกหัวข้อ การคัดเลือกหัวข้อในการปรับปรุงหรือพัฒนา โดยจะต้องไม่เลือกจากประสบการณ์หรือความเคยชินเพียงอย่างเดียวเท่านั้น เพราะอาจจะได้หัวข้อการปรับปรุงไม่ตรงจุด หรือการเกาไม่ถูกที่คัน ดังนั้นจะต้องอาสัยเครื่องมือต่างๆเข้ามาช่วยในการคัดเลือกหัวข้อที่จะปรับปรุงพัฒนาได้ถูกต้องมากยิ่งขึ้น เช่น การทำ Matrix Diagram โดยปัญหาและผลกระทบ จะต้องถูกตรวจสอบจากประวัติย้อนหลัง จากการเก็บข้อมูลด้วย Check Sheet ต่างๆ    หรือจะใช้เทคนิคการระดมสมอง Brain Storming   เพื่อศึกษาปัญหาที่กำลังสนใจและมีผลกระทบต่อการควบคุมคุณภาพ จากหลากหลายความคิด หลายไอเดียร์

ขั้นตอน 2. ศึกษาสภาพปัจจุบัน เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลข้อเท็จจริง เป็นการค้นหา GAP หรือช่องว่างระหว่างมาตรฐานจากการออกแบบหรือช่องว่างจากสิ่งที่ทำได้กับข้อกำหนดต่างๆของลูกค้า นิยมใช้หลักเชิงสถิติซึ่งสามารถบอกเป็นตัวเลขได้ หลังจากนั้นใช้เครื่องมือต่างๆ สำหรับการวิเคราะห์ เช่น เทคนิคการระดมสมอง Brain Storming   การใช้กฏ 20:80 หรือแผนภูมิพาเรโต เพื่อทำการคัดเลือกหัวข้อปัญหา 20 % แล้วส่งผลกระทบต่อจำนวนหรือปริมาณคุณภาพ 80% หรือจะเป็นการใช้กราฟฮีสโตแกรมเพื่อทำการประเมินจำนวนการเกิดขึ้นของแต่ละปัญหา หลังจากนั้นจึงทำการคัดเลือกหัวข้อปัญหาที่ จะโฟกัสในการแก้ไขเป็นลำดับต้น ๆ

  ขั้นตอน 3. กำหนดเป้าหมายและแผนกิจกรรม  ในการทำการปรับปรุงหรือการพัฒนาต่างๆ  สิ่งที่ขาดไม่ได้ คือ การกำหนดเป้าหมาย  การทำกิจกรรมใดๆหากขาดเป้าหมายก็เหมือนกับการอยู่ไปวันๆ  โดยข้อดีของการมีเป้าหมายคือ ตัวชี้วัดความสำเร็จหรือความล้มเหลวในการปรับปรุงและการพัฒนา  และเป้าหมายยังมีประโยชน์มากมาย อาทิเช่น  ใช้เป็นแรงจูงใจในการลงมือทำให้ประสบความสำเร็จ ซึ่งการตั้งเป้าหมายที่ทรงประสิทธิภาพนั้นจะต้อง ชี้เฉพาะเจาะจง วัดได้ เป็นจริงได้ สามารถลงมือทำให้ประสบความสำเร็จได้  และมีระยะเวลากำหนดอย่างชัดเจน     การกำหนดแผนกิจกรรมเป็นการลำดับงานต่างๆที่จะต้องลงมือทำ ต้องรู้ว่างานใดสามารถลงมือทำก่อนแล้วถึงจะลงมือทำในงานถัดไปได้  ซึ่งจะใช้เครื่องมือเช่น PERT&CPM  หรือจะทำตารางงาน GANTT Chart ซึ่งแผนงานที่ดีนั้นจะต้องมีรายละเอียดของกิจกรรมที่จะลงมือทำ มีคนรับผิดชอบ มีระยะเวลาในการลงมือปฏิบัติ และในแต่ละกิจกรรมนั้นจะต้องมีตัวชี้วัดหรือรู้ว่า จะได้ผลลัพธ์อะไรเมื่อลงมือทำจนแล้วเสร็จ

D: Do การลงมือทำ การงานใดๆจะไม่ประสบความสำเร็จได้หากไม่ได้ลงมือทำ

              ซึ่ง D:Do สำหรับขั้นตอนของ QC Story นี้ประกอบไปด้วย 2 ขั้นตอน  อันได้แก่

              ขั้นตอน 4. การวิเคราะห์สาเหตุ   การพัฒนาการควบคุมคุณภาพ หากไม่ได้รับการแก้ไขแบบยั่งยืน เป็นการแก้ไขการปรับปรุงแบบแก้ผ้าเอาหน้ารอด แก้ไขแบบผักชีโรยหน้า ถือเป็นการแก้ไขที่ปลายเหตุ    ก็จะทำให้ปัญหาต่างๆนั้นกลับมาเกิดได้อีกครั้ง  ดังนั้นการวิเคราะห์สาเหตุ จำเป็นต้องรู้ว่าสาเหตุที่แท้จริง Root cause analysis นั้นๆเกิดจากอะไร เป็นการวิเคราะห์รากของปัญหาที่ทำให้เกิดปัญหานั้น เกิดขึ้นมาจากอะไร โดยเครื่องมือที่นิยมนำมาใช้ในกระบวนการนี้เช่น แผนภูมิก้างปลา Fishbone Diagram, Why-Why  Analysis, PM Analysis  ด้วยการถามว่า “ทำไม” ตามด้วยการตอบคำถามว่า “เพราะ”  ซึ่งต้องเป็นเหตุเป็นผลกัน แล้วจึงทวนสอบด้วยการถามทวนย้อนหลัง “เพราะสาเหตุ….นี้จึงทำให้เกิดปัญหา…..”  เป็นต้น

              ขั้นตอนที่ 5 การพิจารณาและดำเนินมาตรการแก้ไข/ นำมาตรการตอบโต้ปัญหาไปปฏิบัติ  หลังจากที่รู้สาเหตุของปัญหาในการควบคุมคุณภาพที่แท้จริงแล้ว ก็ค้นหาแนวทางในการขจัดปัญหาต่างๆเหล่านั้นให้หายไป ซึ่งอาศัยความรู้ ทักษะความชำนาญ จากผู้มีประสบการณ์ทีมงานแล้ว ยังต้องการการประยุกต์หลักเชิงวิทยาศาสตร์  เทคโนโลยี หรือกลไกลต่างๆที่มีความทันสมัย หรือมาตรการต่างๆ บางครั้งก็อาจจะอาศัยเพียงแค่ การเปลี่ยนแปลงวิธีการการปรับปรุงอย่างง่าย โดยมีเครื่องมือต่างๆที่นำมาใช้ในกระบวนการนี้ อาทิเช่น  เทคนิคทางด้านวิศวกรรมอุสาหการ IE-Technique: ECRS, 5W1H, poka yoke เป็นต้น

C: Check เป็นการตรวจสอบและติดตามความคืบหน้าและความสำเร็จภายหลังจากการลงมือทำ ในภาพรวมสำหรับการทำกิจกรรมแล้วเสร็จ จะต้องมีการติดตามและประเมินกิจกรรมย่อยต่างๆ ด้วย

              ซึ่ง C: Check  สำหรับขั้นตอนของ QC Story นี้มี 1 ขั้นตอน ได้แก่

              ขั้นตอนที่ 6 การตรวจสอบผลลัพธ์ หลังจากการลงมือปฏิบัติตามแผน  การแก้ไขต่างๆแล้ว จะต้องมีการเก็บข้อมูล การรวบรวมจำนวนปัญหาการควบคุมคุณภาพภายหลังจากการแก้ไข เพื่อนำไปเปรียบเทียบหรือใช้เป็นหลักฐานเป็นข้อมูลเชิงตัวเลข เปรียบเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ นอกจากนี้การตรวจสอบผลลัพธ์นั้น จะไม่มองไปที่ความสำเร็จเพียงอย่างเดียว จะต้องมีการติดตามและประเมินความคืบหน้าในการทำงาน ในแต่ละกิจกรรมย่อยว่า  สอดคล้องตามแผนงานอยู่หรือไม่  มีความเป็นไปได้เพียงใดที่จะทำสำเร็จได้ตามแผน  หากไม่เป็นไปตามแผนจะได้ปรับเปลี่ยนวิธีการลงมือปฏิบัติ ให้สำเร็จได้ทันตามที่เป้าหมายหรือแผนที่กำหนดได้อย่างไร

A: Action การกำหนดให้เป็นเอกสารหรือการสร้างมาตรฐานต่างๆ เพื่อเป็นการรักษามาตรฐานการปรับปรุงให้มั่นใจได้ ว่าจะได้การปรับปรุงพฒนาที่ทำสำเร็จนั้นจะได้รับการปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง ยั่งยืน

              ซึ่ง A: Action สำหรับขั้นตอนของ QC Story นี้มี 1 ขั้นตอน ได้แก่

              ขั้นตอนที่ 7.การจัดทำให้เป็นมาตรฐานปฏิบัติและการจัดตั้งการควบคุม  แน่นอนการปฏิบัติงานต่างๆจะเปลี่ยนไปเมื่อสถานะการณ์เปลี่ยนเช่น สิ่งแวดล้อมในการทำงานคือ 4M  : Man  Machine Material Method (คน เครื่องจักร อุปกรณ์ วิธีการ) เปลี่ยนไป  ก็อาจจะทำให้มาตรการการควบคุมคุณภาพที่มีการปรับปรุงไม่ถูกปฏบัติอย่างต่อเนื่อง  ดังนั้นการสร้างหรักฐานเอกสารมาตรฐานที่เป็นลายลักษณ์อัษรอย่างชัดเจน  ก็มั่นใจได้ว่าวิธีการต่างๆเหล่านั้น จะได้รับการปฏิบัติ ถึงแม้ว่าจะเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมการทำงาน  มาตรการควบคุมการปรับปรุงพัมนาก็จะไม่ล้มเหลว

              เพื่อให้การควบคุมคุณภาพ มีการปรับปรุงพัมนาอย่างต่อเนื่อง ก็จะต้องย้อนกลับไประบุหรือเริ่มต้นกระบวนการคิวชีสตอรี่ QC Story ในขั้นตอนที่ 1 สำหรับปัญหาที่ยังคงเหลือหรือหัวข้อปรับปรุงต่อไป เพื่อทำให้การควบคุมคุณภาพมีความก้าวหน้าอย่างยั่งยืนนั้นเอง

บทความที่น่าสนใจ PDCA วงจรเดมมิ่ง กิจกรรมการปรับปรุงที่มีวางแผนนำไปใช้ตรวจสอบและการแก้ไข