PDCA วงจรเดมมิ่ง กิจกรรมการปรับปรุงที่มีวางแผนนำไปใช้ตรวจสอบและการแก้ไข   

PDCAวงจรเดมมิ่ง

วัฎจักรวง PDCA มี 4 ขั้นตอนคือ   P คือการวางแผน  D คือการปฏิบัติ  C คือการตรวจสอบ  A คือการปรับปรุง

               กิจกรรมการปรับปรุงและการควบคุมที่เป็นระบบซึ่งเป็นไปตามวงจรจะประกอบด้วย การวางแผน  การนำไปใช้ปฏิบัติ  ตรวจสอบ  และการปฏิบัติการแก้ไข  ซึ่งจะเริ่มจากการทำการวางแผน  การนำแผนที่วางไว้มาปฏิบัติ  ตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้รับ  และถ้าผลลัพธ์ไม่ได้ตามที่คาดหมายไว้ จะมีการทบทวนแผนการเริ่มต้นใหม่อีกครั้งหนึ่ง ดังนั้น การควบคุมและการปรับปรุงสามารถอธิบายได้อีกแบบก็คือ การทำงานวางแผน การกระทำ การตรวจสอบ และการแก้ไขซ้ำอีก  การทำตามวงจร PDCA อย่างตั้งใจและถูกต้องจะช่วยให้เกิดความเชื่อมั่นในการทำงาน เมื่อหมุนวงจร PDCA ซ้ำ จะทำให้เกิดการปรับปรุง และทำให้ระดับของผลลัพธ์สูงขึ้นเรื่อยๆ ดังนั้น บางครั้งอาจเรียกวงจรนี้ว่า เกลียวของจูราน (Juran Spiral) ซึ่งเป็นชื่อของผู้เชี่ยวชาญด้านคุณภาพของประเทศสหรัฐอเมริกา ดร.เจ เอ็ม จูราน และการกระทำตามวงจร PDCA นี้จะสร้างคุณภาพที่น่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น

ส่วนใหญ่ของงานนี้คือการกระทำซ้ำในสิ่งที่เคยทำมาก่อนถึงแม้ว่างานนั้นจะดูเหมือนว่าเป็นงานใหม่ทั้งหมด ก็ยังเป็นส่วนประกอบหลายส่วนที่เหมือนหรือคล้ายกับสิ่งที่เคยทำมาก่อนการปรับปรุงคุณภาพส่วนใหญ่จะเป็นการพัฒนา วิธีการของงานที่กระทำซ้ำอย่างระมัดระวังและเป็นระบบ ตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้ ตลอดจนมีวิธีการแก้ไขความไร้ประสิทธิภาพที่ค้นพบ

ความหมายของ PDCA วงจรเดมมิ่ง

วีรพจน์ ลือประสิทธิ์สกุล (2540, หน้า 32) ได้กล่าวไว้ว่า ในการปรับปรุงคุณภาพกระบวนการ จำเป็นจะต้องอาศัยเครื่องมือคุณภาพเพื่อนำมาใช้ในแต่ละขั้นตอนหรือแต่ละกิจกรรมของการดำเนินงาน การวิจัยในครั้งนี้ผู้วิจัยจึงได้ใช้เครื่องมือคุณภาพต่างๆ สำหรับทำการปรับปรุงกระบวนการให้บริการของงานซ่อมบำรุง

นิตย์  สัมมาพันธ์  (2543, หน้า 86)  ได้กล่าวไว้ว่า  วงจร PDCA วงจรเดมมิ่ง นี้ได้พัฒนาขึ้นโดย ดร.ชิวฮาร์ท ต่อมา ดร.เดรมมิ่ง ได้นำมา เผยแพร่จนเป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลาย PDCA (Plan Do Check Act)  เป็นกิจกรรมพื้นฐานใน การพัฒนาประสิทธิภาพและคุณภาพของการดำเนินงาน การดำเนินกิจกรรม PDCA อย่างเป็นระบบให้ครบวงจรอย่างต่อเนื่อง หมุนเวียนไปเรื่อยๆ ย่อมส่งผลการดำเนินงานมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพเพิ่มขึ้นโดยตลอด

พิมพ์พันธ์  เดชะคุปต์ (2542, หน้า  72) ได้กล่าวไว้ว่า  PDCA  เป็นวงจรพัฒนาคุณภาพงานเป็นวงจรพัฒนาพื้นฐาน หลักของการพัฒนาคุณภาพทั้งระบบ Total Quality Management (TQM) ผู้ที่คิดค้นกระบวนการหรือวงจรพัฒนาคุณภาพ PDCA คือ shewhart นักวิทยาศาสตร์ชาวอเมริกันแต่ Deming ได้นำไปเผยแพร่ที่ประเทศญี่ปุ่นจนประสบผลสำเร็จจนผลักดันให้ญี่ปุ่นเป็นประเทศมหาอำนาจของโลกคนทั่วไปจึงรู้จักวงจร PDCA จากการเผยแพร่ของ Deming จึงเรียกว่าวงจร  Deming

วรภัทร์   ภู่เจริญ (2540 , หน้า 26)  ได้กล่าวว่า PDCA (Plan-Do-Check-Act) เป็นกิจกรรมพื้นฐานในการพัฒนาประสิทธิภาพและคุณภาพของการดำเนินงานประกอบด้วยขั้นตอน 4 ขั้นตอน คือ วางแผน-ปฏิบัติ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง การดำเนินกิจกรรม PDCA อย่างเป็นระบบให้ครบวงจรอย่างต่อเนื่องหมุนเวียนไปเรื่อยๆ ย่อมส่งผลให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพเพิ่มขึ้นโดยตลอด

วิฑูรย์  สิมะโชคดี  (2540, หน้า6)   กล่าวไว้ว่า  PDCA  เป็นวงจรของการพัฒนาทักษะในการแก้ไขปัญหา ซึ่งสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในทุกวงการ ทุกองค์กร ทุกระดับ และทุกคน เพื่อให้เกิดการพัฒนาทางด้านคุณภาพของงาน หรือผลลัพธ์อย่างมีประสิทธิภาพ กล่าวคือ PDCA จะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูง ติดตามและทบทวนนโยบาย ทำให้ผู้บริหารระดับกลางปรับปรุงการบริหารงานอย่างต่อเนื่อง และทำให้บุคลากรทุกคนมีส่วนร่วมในการแก้ไข/ปรับปรุง วิธีการทำงานเพื่อพัฒนาองค์กรอย่างยั่งยืน           

จากนิยามที่ได้กล่าวมาสรุปได้ดังนี้  วงจรเดรมมิ่ง(PDCA)เป็นวิธีการที่เป็นขั้นเป็นตอนในการทำงานให้สำเร็จถูกต้องอย่างมีประสิทธิภาพและเชื่อถือวางใจได้ ซึ่งประกอบไปด้วย  การเขียนแผนงานการนำแผนงานไปลงมือปฏิบัติ  การตรวจสอบผลการปฏิบัติงาน  และการปฏิบัติการแก้ไขปัญหา การให้องค์การมีเป้าหมายที่แน่นอนในการปรับปรุงคุณภาพและใช้เทคนิคการควบคุมทางสถิติ โดยมีผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้นำและต้องมีการจัดการศึกษาและการฝึกอบรมอย่างจริงจัง

 

ประวัติความเป็นมาPDCA วงจรเดมมิ่ง

            วงจร PDCA มาจากคำภาษาอังกฤษ 4 คำ ได้แก่ Plan (วางแผน) Do (ปฏิบัติ) Check (ตรวจสอบ) Act  (ดำเนินการให้เหมาะสม)  William  Edwards  Deming  เกิดวันที่ 14 ตุลาคม  1900 ที่เมือง Sioux  รัฐ Iowa  สำเร็จการศึกษาปริญญาตรีทางวิทยาศาสตร์จากมหาวิทยาลัย Wyoming ปริญญาโททางวิทยาลัย Colorado และปริญญาเอกสาขาคณิตศาสตร์ฟิสิกส์ (Mathematical  Physics) จากมหาวิทยาลัย Yale ในปี 1928            ดร. Deming เริ่มงานจากกระทรวงเกษตร (Department of Agriculture)  ในปี 1927 ในตำแหน่งนักคณิตศาสตร์และสถิติศาสตร์ ปี 1939 ดร. Deming ย้ายมาเป็นที่ปรึกษาทางด้านตัวอย่างของสำนักงานสำมะโนประชากร (Bureau  of  the  Census)  ปี 1946  เริ่มสอนหนังสือที่คณะบริหารธุรกิจมหาวิทยาลัย New York (N.Y.W.) และสอนหนังสือจนถึงปี 1993  ตั้งแต่ปี 1950 ดร. Deming เริ่มรับเชิญเป็นวิทยากรและที่ปรึกษาให้กับอุตสาหกรรมในประเทศญี่ปุ่น  ผ่านสหภาพทางวิทยาศาสตร์และวิศวกรญี่ปุ่น (Japanese  Union  of  Scientists  and  Engineers)  หรือ JUSE ทำให้อุตสาหกรรมของญี่ปุ่นพัฒนาก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว  ปี 1951 JUSE เริ่มการมอบรางวัลคุณภาพ (Deming  Prize  of  Quality) ให้แก่ธุรกิจที่ดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพในประเทศญี่ปุ่น  ซึ่งเป็นรางวัลที่ทรงเกียรติที่ธุรกิจต่างๆต้องการ  และเริ่มต้นก่อนรางวัลคุณภาพ Malcolm  Baldrige (Malcolm  Baldrige  National  Quality  Award)  หรือ MBNQA ในสหรัฐอเมริกาหลายสิบปี จนกระทั้งปี 1980 ดร. Deming เริ่มเป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางในชาวอเมริกัน หลังร่วมรายการ ถ้าญี่ปุ่นทำได้  ทำไมเราจะทำไม่ได้ (If  Japan Can Why Can’t We ?) ในการพัฒนาคุณภาพและผลิตภาพขององค์การซึ่งได้รับความสนใจจากผู้บริหาร ทั้งภาครัฐและเอกชลมีผู้เข้าร่วมสัมมนาปีละ 20000 คน และดำเนินกานอย่างต่อเนื่อง จนถึงปี 1993 ที่ ดร. Deming เสียชีวิตลงในวันที่ 20 ธันวาคม รวมอายุได้ 93ปี  แนวคิดเกี่ยวกับวงจร PDCA เริ่มขึ้นเป็นครั้งแรกโดยนักสถิติ Walter Shewhart ซึ่งได้พัฒนาจากการควบคุมกระบวนการเชิงสถิติที่ Bell Laboratories ในสหรัฐอเมริกาเมื่อทศวรรษ 1930 ในระยะเริ่มแรก วงจรดังกล่าวเป็นที่รู้จักกันในชื่อ “วงจร Shewhart” จนกระทั่งราวทศวรรษที่ 1950 ได้มีการเผยแพร่อย่าง กว้างขวางโดย W.Edwards Deming ปรมาจารย์ทางด้านการบริหารคุณภาพ หลายคนจึงเรียกวงจรนี้ว่า ” วงจร Deming ” เมื่อเริ่มแรก Deming ได้เน้นถึงความสัมพันธ์ 4 ฝ่าย ในการดำเนินธุรกิจเพื่อให้ได้มาซึ่งคุณภาพ และความพึงพอใจของลูกค้า ซึ่งได้แก่ ฝ่ายออกแบบ ฝ่ายผลิต  ฝ่ายขาย  และฝ่ายวิจัย  ความสัมพันธ์องทั้ง 4 ฝ่ายนั้น จะต้องดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง เพื่อยกระดับคุณภาพของสินค้าตามความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา โดยให้ถือว่าคุณภาพจะต้องมาก่อนสิ่งอื่นใด

(ณัฏฐพันธ์  เขจรนันทน์, 2542, หน้า 70-71)

                จากที่ได้กล่าวมาขั้นต้นสรุปได้ดังนี้  แนวคิดเกี่ยวกับกับวงจร Deming ได้ถูกดัดแปลงให้เข้ากับวงจรการบริหาร ซึ่งประกอบด้วย ขั้นตอนการวางแผน ขั้นตอนการปฏิบัติ ขั้นตอนการตรวจสอบ และขั้นตอนการดำเนินการให้เหมาะสม เริ่มแรก แต่ยังไม่สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิผล เพราะแต่ละขั้นตอนถูกมอบหมายให้เป็นหน้าที่รับผิดชอบของแต่ละฝ่าย  การดำเนินงานในลักษณะนี้จะเห็นได้ว่าค่อนข้างแข็งกระด้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งการให้พนักงานมีส่วนร่วมในขั้นตอนการวางแผนและแก้ไขปรับปรุงให้ดีขึ้น

 

หลักการของ PDCA วงจรเดมมิ่ง

             ดร. เดมมิ่ง เป็นนักวิชาการและที่ปรึกษาที่นำ TQM มาใช้อย่างเป็นรูปธรรมในทุกระดับและได้รับการยอมรับในหลายประเทศ แม้ว่าเขาจะไม่เคยเรียกวิธีการของเขาว่า TQM อย่างนักวิชาการท่านอื่นๆ โดย  ดร. Deming เสนอหลักการสำคัญ หรือพันธะในการจัดการคุณภาพรวม 14 ข้อ ดังนี้  (ปริทัศน์  พันธุบรรยงค์, 2542, หน้า 73-75)

1.สร้างปณิธานที่มุ่งมั่นในการปรับปรุงคุณภาพของสินค้าหรือบริการ (Constancy of Purpose) ผู้บริหารจะต้องมีความมุ่งมั่น  และทุ่มเทในการพัฒนาคุณภาพ  โดยกำหนดแผนการดำเนินงานทั้งระยะสั้น  ระยะกลาง  และระยะยาว ซึ่งจะพิสูจน์ความตั้งใจ อดทน และไม่ย่อท้อต่อความล้มเหลว

2.ยอมรับปรัชญาการบริหารคุณภาพใหม่ๆ (Adopt the New Philosophy) ที่เปลี่ยนแปลง และก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง โดยผู้บริหารต้องสร้าง “วัฒนธรรมคุณภาพและการเรียนรู้อย่างไม่หยุดยั้ง” ให้เกิดขึ้นกับสมาชิกทุกคนในทุกระดับองค์กร

3. ยุติการควบคุมคุณภาพโดยอาศัยการตรวจสอบ(Cease Dependence on Mass Inspection) เพียงด้านเดียวที่ให้ความสำคัญกับการควบคุมการผลิต  และสินค้า/บริการให้ได้มาตรฐาน ซึ่งไม่ได้เป็นการดำเนินงานในเชิงรุกที่ป้องกับไม่ให้เกิดความผิดพลาด โดยการควบคุมและประกันคุณภาพจะแก้ไขที่ปลายเหตุเท่านั้น

4. ยุติการดำเนินธุรกิจโดยการตัดสินกันที่ราคาขายเพียงอย่างเดียว (End the Practice of Awarding) เพระราคาขายจะไม่มีความหมายต่ออนาคตของธุรกิจ  ถ้าไม้สามารถพัฒนาคุณภาพให้ก้าวหน้าได้อย่างต่อเนื่อง  ธุรกิจที่แข่งขันกันลดราคา ทำสงครามราคา จนสุดท้ายต่างล้มเหลวในการดำเนินงานและไม่สามารถอยู่รอดได้ในระยะยาว

5. ปรับปรุงระบบการผลิตและระบบการให้บริการอย่างต่อเนื่อง(Continual Improvement)  โดยใช้วงล้อ PDCA เป็นเครื่องผลักดันองค์กรให้หมุนไปข้างหน้าอย่างต่อเนื่อง  ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจก้าวไปข้างหน้าอย่างสม่ำเสมอ  และไม่หยุดยั้ง

6. ทำการฝึกอบรมทักษะ(Training for  a  Skill)  ในการทำงานละการจัดการคุณภาพอย่างต่อเนื่อง  โดยการทำงานให้ถูกต้องต้องแต่เริ่มต้นจัดทำการควบคุมคุณภาพเชิงสถิติ  และใช้เครื่องมือการควบคุมคุณภาพต่างๆ เพื่อให้วัฒนธรรมคุณภาพแทรกเข้าสู่การดำเนินงานทุกขั้นตอนอย่างเป็นธรรมชาติ

7. สร้างภาวะผู้นำให้เกิดขึ้น(Leadership) กับสมาชิกทุกคนในองค์การโดยต่างจะเป็นผู้นำและกล้าที่จะรับผิดชอบในการตัดสินใจ  ในการกระทำของตนและกลุ่ม

8.กำจัดความกลัวให้หมดไป (Drive Out Fear)  เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างองค์การคุณภาพ  โดยส่งเสริมการกล้าถาม กล้าคิด  กล้าตัดสินใจ  กล้าปฏิบัติ และกล้ายอมรับในการผิดพลาด ในทุกระดับของธุรกิจ

9. ทำลายสิ่งที่กีดขวางความร่วมมือระหว่างหน่วยงานต่างๆ (Break Down  Barriers)  โดยส่งเสริมการประสานงาน  และช่วยเหลือกันข้ามสายงาน  เพื่อร่วมกันแก้ไขปัญหา  และบรรลุเป้าหมายในการส่งมอบสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพแก่ลูกค้า

10. ยกเลิกคำขวัญ คติพจน์ และเป้าหมายที่ตั้งตามอำเภอใจ(Eliminate  Slogans,  Exhortations,  Arbitrary  Targets)  โดยเฉพาะที่เขียนขึ้นมาอย่างขอไปที  แต่ไม่เกิดขึ้นจากความเข้าใจในปรัชญาของคุณภาพ  ซึ่งทำให้ข้อความที่กำหนดไร้เป้าหมายที่เป็นรูปธรรม  ไม่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง

11. ยกเลิกการกำหนดจำนวนโควตาที่เป็นตัวเลข (Eliminate Numerical Quotas) ในการประเมินผลงานด้านปริมาณเพียงด้านเดียว  เพราะพนักงานจะทำงานเพื่อเป้าหมายเท่านั้น  แต่จะต้องวัดคุณภาพอย่างชัดเชน  โปรงใส  และตรวจสอบได้

12. ยกเลิกสิ่งที่กีดขวางความภาคภูมิใจของพนักงาน (Remove Barriers  to  Pride  of  Workmanship)  โดยส่งเสริมให้พนักงานเกิดความภาคภูมิใจในผลงานและสำเร็จของตนเอง  ซึ่งมีส่วนผลัดดันให้เขาและองค์การประสบความสำเร็จร่วมกัน

13. การศึกษาและการเจริญเติบโต (Education and  Growth)  เพื่อให้ทันสมัยต่อการเปลี่ยนแปลงและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง  โดยเฉพาะเทคโนโลยีในการผลิต  เทคโนโลยีสารสนเทศ  และเทคโนโลยีการบริหารงานสมัยใหม่  ตลอดจนให้ความสำคัญต่อทุนมนุษย์ (Human  Capital)ที่เป็นสินทรัพย์สำคัญที่สุดของทุกธุรกิจ

14. ลงมือปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จในการเปลี่ยนแปลง (Take Action  to  Accomplish  the  Transformation)  ดำเนินการให้เห็นผลที่เป็นที่เป็นรูปธรรม  และต่อเนื่องในระยะยาว  ไม่ใช่การดำเนินงานเฉพาะหน้าในการแก้ไขปัญหาเล็กน้อยเท่านั้น  โดยผู้บริหารต้องเป็นส่วนสำคัญในการกำหนดกลยุทธ์และผลักดันการดำเนินงานด้านคุณภาพ โดยเป็นผู้นำ  ต้นแบบ  และผู้สนับสนุน การดำเนินงานด้านคุณภาพอย่างสมบูรณ์

ดังนั้นแนวคิดของ ดร.Deming จะเห็นว่าหลักการทั้ง 14 ข้อ นั้น จะไม่จำกัดลงตัวอยู่ในการสร้างสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพเท่านั้น  แต่จะขยายตัวครอบคลุมการดำเนินงานขององค์การอย่างทั่วถึง  โดยจะเสริมสร้างและพัฒนาความสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างถูกต้องและเหมาะสม  ส่งผลให้องค์การสามารถพัฒนาตนเอง  โดยได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนทั้งในรูปแบบที่เป็นตัวเงิน  และไม่เป็นตัวเงินสูงขึ้น

 

ขั้นตอนการดำเนินงานคุณภาพด้วยระเบียบวิธี PDCA:วงจรเดมมิ่ง

ขั้นตอนการดำเนินงานคุณภาพด้วยระบบวิธี  PDCA ประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ  ดังนี้

1. การวางแผนคุณภาพ (Plan) 

ปัจจัยด้านข้อมูลหรือปัจจัยนำเข้า (Quality Planning Input) มีการบริหารงานด้นข้อมูลโดย

1.1  จัดหาข้อมูลด้านความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าและผู้เกี่ยวข้องเพื่อนำไปสู่การกำหนดคุณภาพ

1.2  พิจารณาลักษณะของผลิตภัณฑ์หรืองานบริการที่มีอยู่หรือที่กำลังดำเนินการตรงกับความต้องการมากน้อยมีส่วนใดบ้างต้องทำการปรับปรุงและพัฒนา

1.3  ใช้ข้อมูลเดิม ข้อมูลจากประสบการณ์ที่ผ่านมาควรจะรวบรวมจากบุคลากรทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ได้แนวทางการวางแผนที่ถูกต้อง

1.4  เลือกจังหวะ เวลา หรือโอกาสที่เหมาะสมกับการดำเนินงาน โดยนำข้อมูลทั้งหมดดังกล่าวข้างต้นมาทำการประเมินความเสี่ยง และหาแนวทางดำเนินงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

1.5  มีการประเมินแผนงานก่อนการนำไปใช้ ทำได้  3 แนวคือ

1.5.1. การประเมินจากการทดลองการปฏิบัติ

1.5.2. การประเมินจากการร่วมพิจารณาของผู้มีประสบการทำงานมาก่อน

1.5.3. การประเมินจากสภาพการแข่งขันการตลาด

2. การปฏิบัติตามแผนงาน (Do) 

คุณภาพ จะประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายมากหรือน้อย ขึ้นอยู่ปัจจัยดังต่อไปนี้

2.1  ผู้มีอำนาจและรับผิดชอบการบริหารแผนงาน แผนที่ได้เขียนขึ้นมีองค์ประกอบและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหลายหน่วยงาน

2.2  ทักษะและความสามารถของผู้ปฏิบัติตามแผนงานหรือบุคลากรที่รับผิดชอบงาน

2.3  ทรัพยากรที่ใช้ในการปฏิบัติงาน ได้แก่ เครื่องมือเครื่องใช้ อุปกรณ์สำนักงานเทคโนโลยีต่างๆ มีความพร้อมปฏิบัติ ก็ทำให้ผลงานเป็นไปตามเป้าหมาย

2.4  การจัดซื้อ-จัดหาวัตถุดิบที่มีคุณภาพดีแต่ราคาต่ำ ก็จะทำให้ได้ผลผลิตที่คุณภาพดีราคาถูก

2.5 มีระบบการสื่อสารระหว่างบุคคลหรือหน่วยงานที่มีประสิทธิภาพ คือ สื่อได้ชัดเจนและรวดเร็ว เพื่อสร้างความเข้าใจและเชื่อมโยงระบบงานอย่างต่อเนื่อง

3. การตรวจสอบคุณภาพ (Check)

การตรวจสอบคุณภาพ  มีแนวทางการตรวจสอบดังนี้

3.1  ตรวจสอบขั้นตอนการดำเนินงานได้แก่

3.1.1  ขั้นการศึกษาข้อมูล มีการศึกษาข้อมูลได้ครบถ้วน

3.1.2  ขั้นการเตรียมงาน การเตรียมงานตามแผนงานมีความพร้อมหรือไม่

3.1.3  ขั้นดำเนินงาน มีบุคลากรและทรัพยากรหรือไม่

3.1.4  ขั้นตอนการประเมินมีเครื่องมีและขั้นตอนการประเมินผลที่เหมาะสม3.2ตรวจ    ผลงานตามเกณฑ์ที่กำหนด เช่น Delte Principle คือ เกณฑ์การประเมินจำหน่ายหรือพนักงาน โดยประเมินจากการจัดทำรายงานผลการตรวจสอบ

เมื่อดำเนินงานตรวจสอบคุณภาพแล้ว คณะผู้ตรวจสอบจัดทำรายงานผลการตรวจสอบต่อฝ่ายบริหารเพื่อนำไปสู่การปรับปรุงแก้ไขการจัดทำรายงานผลการตรวจสอบคุณภาพ มีส่วนประกอบดังนี้

1)  เป้าหมายการตรวจสอบ

2)  ข้อบ่งชี้ที่ใช้ในการตรวจสอบ

3)  หลักเกณฑ์การประเมิน หรือวัดผล

4)  ระยะเวลาที่ได้ดำเนินการตรวจสอบ

5)  สถิติเปรียบเทียบผลการตรวจสอบ

6)  ข้อจำกัดในขณะที่ทำการตรวจสอบ

7)  สรุปการตรวจสอบ

8)  ข้อเสนอแนะแนวทางการตรวจสอบครั้งต่อไป

4. การปรับปรุงการแก้ไขผลผลิตหรือผลงาน (Action)

การปรับปรุงแก้ไขผลผลิตหรือผลงาน เกิดจากการพิจารณารายงานผลการตรวจสอบคุณภาพ มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

4.1  การวิเคราะห์ข้อมูลจากการรายงานผลการตรวจสอบคุณภาพ

4.2  เมื่อยอมรับผลการตรวจสอบคุณภาพแล้วทราบจุดบกพร่องแล้ว ขั้นตอนต่อไปต้องพิจารณาถึงกระบวนการ

4.3  การตรวจสอบผลกระทบของปัญหา

4.3.1  ความพึงพอใจของลูกค้า

4.3.2  คุณภาพและมาตรฐานที่ได้กำหนดไว้

4.3.3  ต้นทุนการผลิต

4.3.4  การส่งมอบทันเวลา

4.4  วิธีการปรับปรุงแก้ไขปัญหาขึ้นอยู่กับระดับของปัญหาในระดับบุคคล แนวทางการปรับปรุงก็ทำได้ง่าย

4.4.1  การตักเตือน อบรม หรือสร้างความตระหนักรู้

4.4 .2 การเปลี่ยนตำแหน่งหน้าที่การงาน

4.4.3  การให้ออก  เป็นการแก้ปัญหาสุดท้ายที่ไม่อาจใช้วิธีอื่นได้

การนำ PDCA:วงจรเดมมิ่ง มาประยุกต์ใช้

วงจรบริหาร  PDCA  สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้กับคนทุกคนทุกวัย ตั้งแต่เกิดจนตัวตาย และสามารถใช้ในชีวิตได้ทุกขณะ  ไม่ว่าจะเป็นชีวิตที่บ้าน การออกไปเที่ยว และการทำงานที่บริษัท เรานำ PDCA มาประยุกต์ใช้เพื่อประโยชน์ดังนี้

1. การนำมาใช้เพื่อป้องกัน

1.1.1   การนำวงจร PDCA มาใช้ ทำให้ผู้ปฏิบัติมีการวางแผน การวางแผนที่ดีช่วยป้องกันปัญหาที่ที่ไม่ควรเกิด ช่วยลดความสับสนในการทำงาน ใช้ในการใช้ทรัพยากรให้เกิดผลคุ้มค่าสูงสุด ลดความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นในรูปแบบต่าง ๆ

1.1.2   การทำงานที่มีการตรวจสอบเป็นระยะ ทำให้การปฏิบัติงานมีความรัดกุมขึ้น และแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วก่อนจะลุกลามเป็นปัญหาที่ยากจะแก้ไข

1.1.3   การตรวจสอบที่นำไปสู่การปรับปรุงแก้ไข ทำให้ปัญหาที่เกิดขึ้นแล้วไม่เกิดซ้ำ หรือลดความรุนแรงของปัญหา ถือเป็นการนำความผิดพลาดมาใช้ให้เกิดประโยชน์

1.2   การนำมาใช้เพื่อแก้ปัญหา

ถ้าเราพบสิ่งที่ไม่เหมาะสม ไม่สะอาด ไม่สะดวก ไม่มีประสิทธิภาพ ฟุ่มเฟือย เราควรแก้ปัญหา การใช้ PDCA เพื่อแก้ปัญหา ได้แก่   การทำ C-PDCA คือตรวจสอบก่อนว่าปัญหาที่เกิดขึ้นมีอะไรบ้าง เมื่อพบแล้วก็วางแผนเพื่อดำเนินการตามวงจร PDCA ต่อไป

1.3   การนำมาใช้เพื่อพัฒนา

   การนำ PDCA มาใช้เพื่อปรับปรุงหรือพัฒนา คือไม่ต้องรอให้เกิดปัญหา แต่เราต้องเสาะแสวงหาสิ่งต่าง ๆ หรือวิธีการที่ดีกว่าเดิมอยู่เสมอ เพื่อยกระดับคุณภาพชีวิตและสังคม เมื่อเราคิดว่าจะปรับปรุงอะไร ก็ใช้วงจร PDCA เป็นขั้นตอนในการปรับปรุงหรือพัฒนา

สรุปได้ว่า เมื่อวงจรเริ่มหมุน ก็ต้องหมุนให้ครบรอบ โดยหมุนไปข้างหน้า รักษาระดับไม่ให้ตกต่ำลง และพยายามหมุนไปในทิศทางที่สูงขึ้นเรื่อยๆ เพื่อความก้าวหน้าหากนำ PDCA ไปใช้ทั้ง 3 รูปแบบดังกล่าว ก็จะเกิดเป็นการพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง ทั้งต่อตัวเอง สังคม และประเทศชาติ

 

เทคนิคของ PDCA:วงจรเดมมิ่ง

การนำวงจร PDCA มาใช้มีเทคนิคแต่ละขั้นตอนดังนี้

1. เทคนิคการวางแผน การวางแผนที่ดี ควรตอบคำถามต่อไปนี้ได้มีอะไรบ้างที่ต้องทำ

1.1   ใครทำ

1.2   มีอะไรต้องใช้บ้าง

1.3   ระยะเวลาในการทำงานแต่ละขั้นตอนเป็นเท่าใด

1.4   ลำดับการทำงานเป็นอย่างไร ควรทำอะไรก่อน อะไรหลัง

1.5   เป้าหมายในการกระทำครั้งนี้คืออะไร

2. 2. เป้าหมายที่ดี ควรยึดหลัก SMARTER

2.1  S –  specific ชัดเจน เจาะจง

2.2  M – measurable วัดได้ ประเมินผลได้

2.3  A –  acceptable ผู้ปฏิบัติยอมรับและเต็มใจทำ

2.4  R-   realistic อยู่บนพื้นฐานความจริง ไม่เพ้อฝัน

2.5  T-   time frame มีกรอบระยะเวลา

2.6  E –   extending เป็นเป้าหมายที่ท้าทายความสามารถ

2.7  R – Rewarding คุ้มกับการปฏิบัติ หมายถึงเป้าหมายที่ทำไปแล้วเกิดประโยชน์ คุ้มค่ากับการลงแรงลงเวลาและทรัพยากร

ประโยชน์ของการดำเนินการปรับปรุงด้วยวงจร PDCA:วงจรเดมมิ่ง

การวางแผนงานก่อนการปฏิบัติงาน จะทำให้เกิดความพร้อมเมื่อได้ปฏิบัติงานจริง  ซึ่งจะก่อให้เกิดประโยชน์ต่างๆ  ดังนี้

1. เป็นกระบวนการแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบ กล่าวคือมีหนทางในการแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิผลและรวดเร็วมาก

2. มีข้อตกลงที่แน่นอนในตารางเวลาของโครงการอย่างเห็นได้ชัด

3. มีรายละเอียดที่แน่นอนในการวิเคราะห์ชนิดของความบกพร่องที่เกิดขึ้น

4. มีการพิสูจน์และขจัดสิ่งที่เกิดความบกพร่องได้

5. ต้องควบคุมการดำเนินงานเพื่อติดตามผลและบริหารกระบวนการปรับปรุงใหม่ๆ

6. ต้องทำการฝึกอบรมและจัดทำคู่มือกระบวนการใหม่ ๆ

7. ต้องจัดทำเอกสารข้อมูลความผิดพลาดก่อนและหลังดำเนินงานไว้ เอื้อประโยชน์ต่อวัฏจักรการปรับปรุงในครั้งต่อไป

8. จะต้องแน่ใจว่าปัญหาไม่เกิดซ้ำซ้อนขึ้นมาอีก ดังนั้นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจึงมีความจำเป็น แต่ต้องกำหนดมาตรฐานสำหรับกระบวนการปรับปรุงใหม่

9. ผู้จัดการและผู้บังคับบัญชาอาจจะมาดำรงตำแหน่งที่นี้หรือไปสู่หน่วยงานอื่นแทน แต่ถ้า PDCA มีการกำหนดและบังคับใช้ พนักงานทุกคนจะทำงานอย่างเป็นระบบ รวมทั้งวิเคราะห์เพื่อขจัดสาเหตุรากเหง้าของปัญหาออกจากหน่วยงานหรือพื้นที่ที่ก่อให้เกิดปัญหา

การปรับปรุงเป็นสิ่งสำคัญต่อการบริหารธุรกิจให้อยู่รอดในยุคเศรษฐกิจถดถอยทั่วทุกมุมโลกในขณะนี้ได้ ดังนั้นผู้บริหารและพนักงานทุกคนภายในองค์กรควรจะมีจิตสำนึกในเรื่องวัฏจักรการปรับปรุง เพื่อให้กระบวนการทำงานและสินค้าและบริการสามารถสนองตอบต่อความต้องการของลูกค้าและพนักงาน

 

กรณีศึกษาตัวอย่าง

         หากกิจกรรมที่เราทำเป็นเพียงเรื่องเล็ก ๆ เช่น การจัดกระเป๋าเดินทาง ทำการบ้าน เดินทางไปโรงเรียน เราอาจใช้เพียงขั้นตอน PDCA พื้นฐานตามลำดับ แต่บางกิจกรรม ไม่สามารถแยกขั้นตอนPDCAออกจากกันได้ชัดเจนนัก เช่นกิจกรรมที่ทำเป็นกิจกรรมขนาดใหญ่ มีขอบข่ายงานมาก ใช้เวลาในการทำยาวนาน อาจพบว่าในแต่ละขั้นตอนของวงจร PDCA ยั้งต้องมี PDCA ซ้อนอยู่ อาจกล่าวได้ว่า ใน PDCA หลัก ๆ มี PDCA ย่อย ๆ อยู่ ทั้งนี้เพื่อพัฒนางานให้ดียิ่ง ๆ ขึ้น

ตัวอย่าง  จะซื้อของใช้ภายในบ้าน ขั้นตอน PDCA ของกิจกรรมการซื้อได้แก่

                  Plan วางแผน คิดว่ามีอะไรต้องใช้ ใช้สำหรับกี่คน ตรวจสอบว่าของในบ้านมีอะไรเหลืออยู่ เหลืออยู่เป็นจำนวนเท่าใด ขาดเหลืออะไร (Check) จดรายการและจำนวนสิ่งของที่ต้องการซื้อ กำหนดสถานที่ที่จะไปซื้อ เตรียมเงินให้เพียงพอ

                  Do ปฏิบัติ ลำดับการซื้อไปที่ร้านค้า  ถ้าต้องไปหลายร้าน เลือกเส้นทางที่ไม่ต้องอ้อมไปวนมา ถ้ายกของเอง ควรเลือกซื้อของที่มีน้ำหนักเบาก่อน เพื่อจะได้ไม่ต้องยกของหนัก ๆ เป็นเวลานาน (Plan)แล้วเดินเลือกซื้อของตามที่จดมา (Do)หากพบสิ่งที่ไม่เป็นไปตามแผน เช่น ไม่มีของตามต้องการ หรือราคาสูงกว่าที่ประมาณการไว้(Check)

                  Check  ตรวจสอบ กลับมาที่บ้าน ตรวจสอบจำนวนเงินที่ใช้ไป ตรวจสอบว่ามีรายการใดบ้างที่ซื้อไม่ได้ตามแผน เช่น ราคาสูงกว่าที่ประมาณการไว้ สินค้าคนละรุ่น เป็นต้น รายการใดที่ซื้อมาแล้วใช้ไม่ได้ เช่น ซื้อแบตเตอร์รี่ผิดขนาด

                  Act  ดำเนินการให้เหมาะสมความผิดพลาดจากการซื้อของในครั้งนี้คืออะไร เช่น ไม่เช็คขนาดของแบตเตอร์รี่ก่อนออกจากบ้าน ครั้งต่อไปต้องตรวจสอบให้รอบคอบยิ่งขึ้น เช่น ขนาด รหัส รุ่น หน่วยวัด เป็นต้น แทนที่จะคำนึงถึงแต่รายการและจำนวนจดราคาสินค้าเก็บไว้เพื่อการซื้อครั้งต่อไปจะได้ประมาณการได้เหมาะสม

บทความที่น่าสนใจ  Karakuri Kaizen เป็นการปรับปรุงระบบอัตโนมัติที่มีต้นทุนต่ำทำได้อย่างไร

คลิปพัฒนาตนเองในการทำงาน https://www.youtube.com/watch?v=hc8YBTu7vVM